中小企业视频会议系统利用率低的情形主要分成三类：第一是，这些企业原有的治理流程与新系统融合困难;第二是这些企业的人员，在异地沟通上习惯了松散而传统的组织方式;第三是有些中小企业自身本不需要高频度的沟通会议。中小企业在视频会议系统应用中存在的这些问题，往往是大型会议系统拥有者和供应商所难以体会的。

　　例如，华为、宝利通等企业为政府和大型国企提供的视频会议系统，几乎是一个“强迫型应用市场”。一方面，政府的主要工作都是“事务”性的，政府机关分支机构多、地域广、部门工作分工细腻、衔接环节众多，需要沟通的事务也就更多;另一方面，开会几乎是政府部门的常态工作——“就像古代的皇帝每天都上早朝一样”，彩合网视频会议如此解释这种“强迫型”的需求市场。

　　但是，对于中小企业，往往没有内部的那么多条条框框，很多企业“事务”组织比较不健全，企业活动经常是以“项目为中心”，而非政府或者大型国企那类“以部门分工协调”为主。中小企业单一项目团队的内在决定权一般都很大。团队内部解决不了的问题，通常不是协调问题，而是高层的决策问题：都需要老总来亲自定夺和拍板。

　　中小企业对视频会议系统的需求与政府和大型国企是截然不同：他们就连日常工作的“习性”都差异甚远。所以，“中小企业视频会议系统必须是专门为此设计和定制的产品，而不是‘所谓大系统的阉割版’”。目前市场上有很多号称针对中小企业开发的视频会议系统，但是大多数都是“软件性”产品，少数是硬件产品。但是，这些产品真的都适合中小企业吗?答案是“不一定”。

　　比如，拿某些知名的软件视频会议系统来看，这些产品往往在强调“单位开支可控”和适合中小企业的同时，又在强调能满足“数百、数千”，甚至多达万点同时开会的“强大性能”——试问，除了政府、超大型国企和政府主导的事业单位系统，又有那些中小企业真正需要数百点、数百个会场同时开会呢?

　　软件视频会议产品的核心优势不是适用于“中小企业”，而是产品的灵活性特别突出。这些系统能更快的“增容”，也能有效控制每次会议的成本(但是，高频度使用情况下未必综合成本就较专有硬件产品更低)，同时能够有效的扩展到每一个桌面和PC终端。这类产品更为适合需要高灵活性会议需求，尤其是会议规模灵活变动，大小差异巨大的客户——例如教育机构和以学校教学为主的会议应用。

　　但是，与专业的中小企业视频会议系统比较，灵活性也意味着“部署”成本的不可控，比如，在每一台电脑配备终端和系统环境，安装话筒麦克风、音箱耳机和视频探头，这都是不小的维护成本。一旦将这样的系统普及到每一个桌面电脑、手机、笔记本和平板电脑上，对于中小企业而言，不亚于一次大的“IT革命”。

　　相反，专门为中小企业定制的视频会议产品才是真的：成本可控、易于维护和应用的产品。而彩合网视频会议就是这样一款专门为中小企业主量身打造的一款视频会议系统产品。